Requisitos de empleo representa cerca del 20% del examen de Derecho y Negocios de CSLB. La guía de estudio de CSLB (en inglés) enumera cuatro subtemas: contratación de empleados, supervisión y capacitación de empleados, evaluación y mantenimiento de registros, y nómina de sueldos. Esta nota cubre el papeleo de contratación, las reglas de pago y de días de pago, y las reglas de mantenimiento de registros que las leyes de California y federales fijan para los empleadores.
Contratación de empleados
- Verifica que la persona pueda trabajar en EE. UU. Debes verificar que cada empleado nuevo tenga elegibilidad legal para trabajar en Estados Unidos. Esto incluye completar el Form I-9 de USCIS. (IRS Pub. 15)
- Formulario federal de retención. Pide a cada empleado nuevo un Form W-4 firmado cuando empiece a trabajar. (IRS Pub. 15)
- Formulario de retención de California. El impuesto sobre la renta de California se retiene según el DE 4 del empleado (Employee's Withholding Allowance Certificate, certificado de exenciones de retención del empleado). (EDD DE 44)
- Reporta a los empleados nuevos en 20 días. Reporta a cada empleado recién contratado o recontratado al New Employee Registry de EDD (formulario DE 34) dentro de los 20 días calendario posteriores a la fecha en que empezó a trabajar. (EDD DE 44)
- Contratistas independientes. Si tienes que presentar un Form 1099-NEC o 1099-MISC federal por servicios de un contratista independiente individual, reporta a esa persona en el DE 542 dentro de los 20 días calendario posteriores a pagarle $600 o más en total, o a firmar un contrato por $600 o más, lo que ocurra primero en el año calendario. (EDD DE 44)
- Aviso por escrito al contratar. Al momento de la contratación, entrega a cada empleado un aviso por escrito con su tarifa de pago (incluidas las tarifas de horas extras), el día de pago regular, el nombre, la dirección y el teléfono del empleador, la aseguradora de compensación de trabajadores y sus derechos de licencia por enfermedad pagada. Usa el idioma que normalmente usas con el empleado para los asuntos de trabajo. Esto no se aplica a los empleados públicos, a los empleados exentos del pago de horas extras ni a algunos empleados bajo un acuerdo sindical. (Lab. Code §2810.5)
- Cambios a ese aviso. Informa por escrito a los empleados sobre los cambios en esa información dentro de siete días calendario, salvo que se aplique una excepción. (Lab. Code §2810.5)
Días de pago y pago final
- Dos veces al mes. La mayoría de los salarios deben pagarse al menos dos veces durante cada mes calendario, en días de pago regulares que el empleador fija con anticipación. (Lab. Code §204)
- Ventanas de pago. El trabajo hecho del 1 al 15 de un mes debe pagarse entre el 16 y el 26 de ese mes. El trabajo hecho del 16 hasta el final del mes debe pagarse entre el 1 y el 10 del mes siguiente. (Lab. Code §204)
- Nóminas semanales, cada dos semanas o dos veces al mes. Las reglas de días de pago también se cumplen si los salarios de una nómina semanal, cada dos semanas o dos veces al mes se pagan dentro de siete días calendario después del cierre del período de nómina. (Lab. Code §204)
- Pago de horas extras. Los salarios por el trabajo que excede el período de trabajo normal deben pagarse a más tardar el día de pago del siguiente período de nómina regular. (Lab. Code §204)
- Despido. Si despides a un empleado, todos los salarios ganados y no pagados se deben pagar de inmediato. (Lab. Code §201)
- Renuncia. Si un empleado sin contrato escrito por un plazo definido renuncia, los salarios se deben pagar dentro de 72 horas. Si el empleado avisó con al menos 72 horas de anticipación, los salarios se deben pagar en el momento de la renuncia. (Lab. Code §202)
Talones de pago (comprobantes de salarios detallados)
Con cada pago de salarios (o dos veces al mes), entrega a cada empleado un comprobante de salarios detallado y exacto por escrito que muestre, entre otras cosas (Lab. Code §226):
- los salarios brutos y netos ganados;
- el total de horas trabajadas (con algunas excepciones para los empleados con sueldo fijo);
- todas las deducciones;
- las fechas del período de pago;
- el nombre del empleado y solo los últimos cuatro dígitos del número de Seguro Social, o un número de identificación del empleado;
- el nombre legal y la dirección del empleador;
- cada tarifa por hora vigente y las horas trabajadas con cada tarifa.
Conserva una copia de los comprobantes y el registro de las deducciones durante al menos tres años. (Lab. Code §226)
Mantenimiento de registros
- Labor Code. Lleva un registro de los nombres y las direcciones de todos los empleados, y de las edades de todos los menores. Conserva los registros de nómina que muestren las horas trabajadas por día y los salarios pagados, durante al menos tres años. (Lab. Code §1174)
- Impuestos sobre la nómina de California. EDD exige conservar los registros de nómina durante al menos cuatro años. (EDD DE 44)
- Impuestos federales sobre el empleo. Conserva todos los registros de impuestos sobre el empleo durante al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra después. (IRS Pub. 15; IRS Pub. 583)
Distintas leyes fijan distintos períodos. Conservar los registros de nómina durante al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra después, cumple las tres reglas básicas anteriores. Algunos casos necesitan más tiempo: si crees que no eres un empleador sujeto a los requisitos, o que tus trabajadores están exentos, EDD exige conservar los registros de pagos a los proveedores de servicios durante al menos ocho años. (EDD DE 44)
Impuestos sobre la nómina
Quién paga cada impuesto sobre la nómina y cuándo depositarlo se explica en la nota de Finanzas empresariales.
Supervisión, capacitación y evaluación
La capacitación en seguridad se explica en la nota de Seguridad. Las fuentes públicas gratuitas en las que se basa esta nota no fijan reglas específicas sobre la supervisión general ni la evaluación de empleados, por lo que esta nota no las resume.