La frecuencia con que un contratista deposita los impuestos federales sobre la nómina depende de cuánto impuesto reportó en un período de referencia, no de cuántas personas emplea ni de cada cuánto les paga. Si el total del período de referencia fue de $50,000 o menos, deposita mensualmente. Si fue mayor, deposita dos veces por semana (IRS Publication 15). En el ámbito estatal, el empleador paga el Seguro de Desempleo (UI) y el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT), y retiene de los sueldos el Seguro Estatal de Discapacidad (SDI) y el Impuesto sobre la Renta Personal de California (PIT) (EDD DE 44).
La nómina es uno de los cuatro subtemas de Requisitos de empleo, que CSLB calcula en alrededor del 20% del examen de Derecho y Negocios (guía de estudio de CSLB). CSLB dice que estos porcentajes son aproximados y no publica cuántas preguntas salen de cada subtema. Su lista de recursos incluye el California Employer's Guide (DE 44) y la IRS Publication 15 (Circular E), las dos fuentes principales de esta página.
La pregunta de muestra de CSLB
La primera pregunta de muestra de la guía de estudio de CSLB trata de la nómina: "What determines how often an employer's payroll deposits are made to the IRS?" (¿Qué determina con qué frecuencia un empleador hace sus depósitos de nómina al IRS?). La respuesta marcada es "The amount of payroll liability" (el monto de la obligación de nómina). Las opciones incorrectas son el número de empleados, el tiempo que la compañía lleva en el negocio y la proporción de trabajadores asalariados y por hora (guía de estudio de CSLB).
La Publication 15 coincide: el calendario de depósitos "isn't determined by how often you pay your employees or make deposits" (no se determina por la frecuencia con que pagas a tus empleados o haces depósitos) (IRS Pub. 15, sección 11).
Qué retiene un empleador y qué paga
La mayoría de los empleadores deben retener, depositar, reportar y pagar el impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare, y deben pagar el impuesto FUTA. El FUTA es el único que no se retiene (IRS Pub. 15).
Impuestos federales (cifras de 2026 de la Publication 15)
| Impuesto | Quién paga | Tasa y límite de 2026 |
|---|---|---|
| Impuesto federal sobre la renta | Empleado (se retiene) | Según el Form W-4 del empleado |
| Seguro Social | Empleado y empleador | 6.2% cada uno (12.4% en total) sobre sueldos de hasta $184,500 |
| Medicare | Empleado y empleador | 1.45% cada uno (2.9% en total), sin límite de sueldo |
| Impuesto Adicional de Medicare | Solo el empleado (se retiene) | 0.9% sobre sueldos mayores de $200,000 en un año calendario; el empleador no paga parte |
| FUTA (desempleo federal) | Solo el empleador | 6.0% sobre los primeros $7,000 del sueldo de cada empleado |
Fuentes: IRS Pub. 15, secciones 9 y 14.
La tasa del FUTA baja a 0.6% después del crédito si el empleador tiene derecho al crédito máximo de 5.4% por el impuesto estatal de desempleo. Para obtener el crédito completo hay que pagar el impuesto estatal de desempleo en su totalidad y a tiempo, y no se otorga completo en un "credit reduction state" (estado con reducción de crédito) (IRS Pub. 15, sección 14).
Impuestos de California (cifras de 2026 del DE 44)
| Impuesto | Quién paga | Tasa y límite de 2026 |
|---|---|---|
| Seguro de Desempleo (UI) | Empleador | Los primeros $7,000 del sueldo de cada empleado. Los empleadores nuevos pagan 3.4% durante dos a tres años; las tasas pueden variar de 1.5% a 6.2% |
| Impuesto de Capacitación Laboral (ETT) | Empleador | 0.1% de los primeros $7,000 (como máximo $7 por empleado al año) |
| Seguro Estatal de Discapacidad (SDI) | Empleado (se retiene) | 1.3% de todos los sueldos sujetos al impuesto; sin límite de sueldo desde el 1 de enero de 2024 |
| Impuesto sobre la Renta Personal de California (PIT) | Empleado (se retiene) | Según el DE 4 del empleado; sin máximo |
Fuente: EDD DE 44 (2026), interior de la portada y State Payroll Taxes.
Consejo para el examen: si te preguntan qué impuesto de California sobre la nómina se descuenta del pago del trabajador, la respuesta es el SDI (o el PIT), nunca el UI ni el ETT.
Calendario federal de depósitos: mensual o dos veces por semana
Paso 1: encuentra el período de referencia
El período de referencia del año calendario 2026 para quien presenta el Form 941 son los cuatro trimestres del 1 de julio de 2024 al 30 de junio de 2025. Suma los impuestos reportados en el Form 941, línea 12, de esos trimestres (IRS Pub. 15, sección 11, Table 1).
Paso 2: aplica el límite de $50,000
| Total del período de referencia | Calendario | Cuándo vence el depósito |
|---|---|---|
| $50,000 o menos | Mensual | A más tardar el día 15 del mes siguiente |
| Más de $50,000 | Dos veces por semana | Sueldos pagados el miércoles, jueves o viernes: a más tardar el miércoles siguiente. Sueldos pagados de sábado a martes: a más tardar el viernes siguiente |
Fuente: IRS Pub. 15, sección 11.
Quien presenta el Form 941 y es nuevo en el negocio tiene una obligación de cero en el período de referencia, así que es depositante con calendario mensual durante su primer año calendario (IRS Pub. 15, sección 11).
Paso 3: cuidado con la regla de $100,000 para depositar al día siguiente
Si los impuestos llegan a $100,000 o más en cualquier día de un período de depósito, el empleador debe depositar a más tardar el siguiente día hábil, ya sea depositante mensual o de dos veces por semana. Un depositante mensual que llega a $100,000 pasa a ser depositante de dos veces por semana al día siguiente. Sigue así durante el resto de ese año y todo el año siguiente (IRS Pub. 15, sección 11).
Otras reglas federales que conviene conocer
- Cantidades pequeñas. El empleador puede pagar con el Form 941 presentado a tiempo, en lugar de depositar, si el impuesto total del trimestre actual o del trimestre anterior es menor de $2,500, y en ese trimestre no hubo una obligación de depósito al día siguiente por $100,000 (IRS Pub. 15, sección 11).
- Solo por vía electrónica. Todos los depósitos de impuestos federales deben hacerse por transferencia electrónica de fondos, por ejemplo mediante EFTPS (IRS Pub. 15).
- Fecha de vencimiento del Form 941. El Form 941 vence el último día del mes siguiente al fin del trimestre. Si todos los depósitos se hicieron a tiempo y por completo, puede presentarse a más tardar el día 10 del segundo mes después del fin del trimestre (IRS Pub. 15, sección 12).
- A más tardar el 31 de enero. Entrega a cada empleado un Form W-2, presenta la Copy A de los Forms W-2 ante la Administración del Seguro Social y presenta el Form 940 del FUTA. Si el 31 de enero cae en sábado, domingo o día feriado legal, la fecha de vencimiento es el siguiente día hábil. Si todo el impuesto FUTA se depositó a tiempo, el Form 940 puede presentarse a más tardar el 10 de febrero (IRS Pub. 15, Calendar y sección 14).
- Sanción por recuperación de impuestos en fideicomiso (trust fund recovery penalty). Los impuestos retenidos sobre la renta, del Seguro Social y de Medicare son "trust fund taxes" (impuestos en fideicomiso). Si no se retienen o no se entregan, la sanción es del 100% del impuesto en fideicomiso no pagado. Si estos impuestos no se pueden cobrar al negocio de inmediato, el IRS puede imponer la sanción a cualquier "responsible person" (persona responsable) que haya actuado de manera intencional. Eso puede incluir a un funcionario de la corporación, a un socio o a alguien que firma los cheques del negocio o que de otro modo tiene autoridad sobre cómo se gasta su dinero (IRS Pub. 15, sección 11).
EDD de California: registro, informes y depósitos
El DE 44 enumera estos plazos estatales (EDD DE 44 (2026), p. 5):
| Formulario | Qué es | Plazo |
|---|---|---|
| DE 1 | Registro de la cuenta de empleador | Dentro de 15 días calendario después de pagar más de $100 en sueldos en cualquier trimestre calendario |
| DE 34 | Informe de empleados nuevos (Report of New Employee(s)) | Dentro de 20 días calendario después de la fecha en que un empleado nuevo o recontratado empieza a trabajar |
| DE 542 | Informe de contratistas independientes (Report of Independent Contractor(s)) | Dentro de 20 días calendario después de pagar $600 o más a un contratista independiente, o de firmar un contrato por $600 o más, lo que ocurra primero |
| DE 9 / DE 9C | Declaración trimestral de contribuciones e informe de sueldos | Los trimestres de 2026 se consideran morosos si no se presentan a más tardar el 30 de abril, el 31 de julio y el 2 de noviembre de 2026, y el 1 de febrero de 2027 |
Todos los empleadores deben presentar ante el EDD las declaraciones de impuestos de empleo y los informes de sueldos, y hacer los depósitos de impuestos sobre la nómina, por vía electrónica (EDD DE 44). Un empleador puede pedir al EDD una exención de este requisito, por ejemplo por falta de automatización o por dificultades económicas graves. Una solicitud de exención no puede ser retroactiva.
Los depósitos del PIT y del SDI de California siguen el calendario federal de depósitos del empleador y el monto del PIT retenido. Por ejemplo, un depositante federal mensual que ha retenido $350 o más de PIT deposita a más tardar el día 15 del mes siguiente. Con menos de $350, deposita trimestralmente (EDD DE 44 (2026), p. 5).
Empleado o contratista independiente: la prueba ABC
Según la sección 2775 del Labor Code, una persona a quien se le paga por trabajo o servicios es un empleado, a menos que la entidad contratante pruebe las tres condiciones siguientes:
- A. La persona está libre del control y la dirección de la entidad contratante al hacer el trabajo, tanto según el contrato como en la práctica.
- B. El trabajo está fuera del curso habitual del negocio de la entidad contratante.
- C. La persona se dedica habitualmente a un oficio, ocupación o negocio establecido de forma independiente, de la misma naturaleza que el trabajo.
La carga de la prueba recae en el negocio que contrata, y no basta con cumplir una o dos condiciones.
La excepción para subcontratistas de construcción
La sección 2781 del Labor Code saca algunos subcontratos de construcción de la prueba ABC. Cuando el contratista demuestra que se cumplen todos los criterios enumerados, la clasificación del trabajador se determina, en su lugar, conforme a la sección 2750.5 y a la prueba Borello. Entre los criterios: un subcontrato por escrito, una licencia de CSLB que cubra el trabajo, un lugar de negocio separado, autoridad para contratar y despedir, y responsabilidad financiera demostrada con seguros, fianzas, indemnización o garantías.
La sección 2750.5 del Labor Code añade una presunción refutable de que un trabajador que hace un trabajo que requiere licencia de contratista es un empleado. Una persona que hace trabajo que requiere licencia debe tener una licencia de contratista válida como requisito para ser considerada contratista independiente. Por eso, un "sub" sin licencia que hace un trabajo que requiere licencia no puede calificar como contratista independiente.
El DE 44 advierte que California no ofrece ninguna protección conforme a las disposiciones federales de Safe Harbor, y que clasificar mal a los empleados puede significar impuestos atrasados, sanciones e intereses (EDD DE 44 (2026), p. 7).
Cuánto tiempo guardar los registros de nómina
Distintas reglas fijan distintos mínimos. Guarda los registros el tiempo que exija la regla más larga que te aplique.
| Regla | Mínimo | Fuente |
|---|---|---|
| Registros federales de impuestos de empleo | Al menos 4 años después de la fecha en que vence el impuesto o se paga, lo que ocurra después | IRS Pub. 15; IRS Pub. 583 |
| Registros de nómina del EDD | Al menos 4 años (8 años para los registros de pagos a proveedores de servicios si crees que no eres un empleador sujeto al impuesto) | EDD DE 44 |
| Registros de nómina con las horas diarias y los sueldos | No menos de 3 años | Lab. Code §1174(d) |
| Copias de los comprobantes de salarios detallados | Al menos 3 años | Lab. Code §226(a) |
Los montos en dólares y las tasas de esta página son las cifras de 2026 de la Publication 15 de 2026 y del DE 44. Cambian cada año. CSLB no dice qué año de cifras usan las preguntas de su examen.